劉鐵斌 博士
記得2007年我寫過一篇綠亨話題《開會》,強調(diào)了開會的重要性和開好會的必要性,希望大家要重視開會。這次再說開會,想進一步說一下開會的某些技巧和注意事項。據(jù)一項研究顯示,大公司CEO平均每周要開37次會議,會議時間約占總工作時間的72%。沒有哪個高層管理者可以離開會議開展工作——會議在很大程度上決定了管理者的決策質(zhì)量和團隊的溝通合作效果。
《哈佛商業(yè)評論》的一篇文章說,在過去的20年里,職業(yè)經(jīng)理人在團隊合作中花費的時間要比員工高出50%以上。在很多公司,領(lǐng)導(dǎo)者一天超過3/4的時間都花在和團隊溝通的會議上,或者花在其他會議上。在公司里,大部分工作是通過會議來推動的。這一點已經(jīng)無需認證。確保會議有效性才是關(guān)鍵:
1、會議應(yīng)該有一位主持人,這個人的權(quán)威性必不可少。不是請個漂亮的小姐或帥哥來主持,那只適合形式會議如頒獎典禮、表彰大會等,而不是工作會議。
2、主持人應(yīng)當親力親為,他應(yīng)該對會議的每個細節(jié)進行安排審核,甚至費用開支等,保證會議質(zhì)量,設(shè)立會議目標,確定與會人員。
3、提前通知議題,讓大家提前做好會議準備。有些議題的內(nèi)容已經(jīng)接近會議決議,至少要達到80%。
4、會議都應(yīng)該設(shè)立一個目標,要對這個目標進行評估,如果會議可能達不到既定的目標,那么這樣的會議也許并不必要,就應(yīng)該立刻取消。
5、嚴格控制會議規(guī)模,溝通研究性會議的與會者最好不超過8人,10人是上限。與會的每個人都可發(fā)表自己的意見,如果其他人需要對會議結(jié)果有所了解,就應(yīng)該會后把會議紀要發(fā)給他們,而不是讓他們來當會議的旁聽者。
6、事先安排發(fā)言人員,并大概知道他的發(fā)言內(nèi)容,自由發(fā)言或臨時點名只適用于征求意見的會議。平等發(fā)言機會,主持人要主動作為,引導(dǎo)和制止同樣重要。
7、守時很重要。會議準時開始、準時結(jié)束,確保會議的嚴肅性和權(quán)威性。
8、開會時就認真開會,關(guān)掉手機,每個與會者都應(yīng)該把注意力集中在會議上,而不應(yīng)因其他任務(wù)分心。
9、會議的中間休息無需過長,最好一氣呵成,2個小時的會議就是比較長的會議了。
10、總結(jié)性講話必不可少。會議通過了什么,未通過什么,怎么辦,會后有什么要求和安排,如何傳達落實要講清楚。
實際上,沒有哪個領(lǐng)導(dǎo)者、哪個團隊可以離開會議來工作,甚至最成功的公司也是開會最多的公司。會議是分享信息、溝通觀點、形成共識、做出決策、督導(dǎo)執(zhí)行最重要的工具,重要的不是回避會議,而是組織必要的、精簡的、高效的會議,讓會議有明確的目標,讓必要的參會人員有參與感,會議結(jié)束之后有行動的意愿和行動的方案。
(作者為北京北農(nóng)綠亨科技發(fā)展有限公司董事長)
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